Görevler

GÖREV VE SORUMLULUKLARI:
 

İdari kadro cetvellerinin sağlıklı bir biçimde tutulması,

Her yıl, kadro iptal-ihdas, dolu-bos, derece ve unvan değişikliği ile ilgili işlemlerin yapılması,


Açıktan, naklen veya yeniden atama işlemlerinin yapılması,

         -KPSS sonucuna göre Üniversitemize yerleştirilen memur adaylarının atamasının yapılması; ataması yapılıp göreve başlayan, ataması yapıldığı halde göreve başlamayan ve Üniversitemize yerleştirildiği halde başvuruda bulunmayan adayların ayrı ayrı Devlet Personel Başkanlığına bilgi verilmesi

 

        -Naklen atanacak idari personel için kurumlarından muvafakat istenmesi,

        -4046 Sayılı Kanunun 22.maddesi uyarınca Özelleştirilen ve Özelleştirme programına alınan ve özelleştirilen Kurumlardan Üniversitemize naklen atanmak isteyenlerin taleplerinin değerlendirilmesi ve Devlet Personel Başkanlığınca Üniversitemize yerleştirilen, özelleştirmeden dolayı naklen atanacak personelin atama işlemlerinin yapılması, atanan kişilerin görevine başladığında ise Devlet Personel Başkanlığına bilgi verilmesi

       -Açıktan, yeniden, naklen veya özelleştirmeden dolayı naklen ataması yapılarak göreve başlayan idari personelin bilgisayar ortamında bilgi girişlerinin yapılması,


       -Naklen veya özelleştirmeden dolayı naklen atanan personelin özlük ve sicil dosyalarının teslim alınması işlemlerinin yürütülmesi,

3413 Sayılı Kanun uyarınca korunmaya muhtaç çocukların atamaları ile ilgili işlemler

4131 Sayılı Terörle Mücadele Kanununa göre gelenlerin kadroları ile ilgili işlemler.

Maliye Bakanlığı, Başbakanlık Devlet Personel Başkanlığı ve diğer makamların istedikleri çeşitli izleme formlarının ve işlemlerin hazırlanması ve gönderilmesi; Bu amaçla,

        - Her üç ayda personel durum çizelgesinin Devlet Personel Başkanlığı’na gönderilmesi,

        - Bütçe Kanunu’na göre her üç ayda dolu ve bos kadro durumlarının Maliye Bakanlığı’na bildirilmesi,

        - Her yıl dolu, bos, ihdas ve iptal kadro durumlarını Devlet Personel Başkanlığı ve Maliye Bakanlığı’na bildirilmesi,

İdari Personelin 2547 sayılı Kanunun 13/b-4 maddesi uyarınca yapılan görevlendirme işlemleri,

 

İdari Personelin terfi işlemlerinin düzenli olarak yürütülmesi,
 

657 sayılı Kanunun 36.maddesinin Ortak Hükümler Bölümünün A-12/d bendi uyarınca bir üst öğrenim bitiren personelin intibak işlemlerinin yapılması

İdari personelin ise başlama, görev değişikliği, kadro ve görev yeri değişiklikleri v.b. bilgilerin düzenli olarak kaydedilmesi,

Aday memurlar için temel eğitim ve hazırlayıcı eğitim programları düzenlenmesi, eğitim yerinin ve eğitimcilerin belirlenmesi,

Aday memurların uygulamalı staj eğitimlerinin yapılmasının sağlanması,

Aday memurlarının asaletlerinin onayına ilişkin işlemlerin yapılması,

Aday memurlar için temel eğitim ve hazırlayıcı eğitim planlarının hazırlanması ve Devlet Personel Başkanlığı’na gönderilmesi,

İdari personelin Sosyal Güvenlik Kuruluşlarında geçen hizmetlerinin Emekli Sandığı Hizmetleriyle birleştirilmesi,

İdari personelin ücretsiz izin, istifa ve askerlik hizmetleri ile ilgili onaylarının alınması ve ücretsiz izin ile askerlik hizmetlerinin Emekli Sandığına ödendiğinde bu sürelerinin fiili hizmetten sayılması işlemlerinin yapılması,

Mayıs ve Kasım dönemleri itibariyle yapılan Kamu Personeli Yabancı Dil Bilgisi Seviye Tespit Sınavı sonucu belli bir düzeyde başarı sağlayarak, 657 sayılı Kanunun ilgili hükümleri gereği Yabancı Dil Tazminatı almaya hak kazanan personel hakkında işlemlerin yapılması,

Unvanlara göre, Görevde Yükselme Eğitimi El Kitabi' nın hazırlanması,

Mevzuatlarda meydana gelebilecek değişikliklere göre el kitaplarının güncelliğinin sağlanması,

Görevde yükselme eğitiminin ilan edilmesi, başvurularının kabul edilmesi, ilgili yönetmeliğe uygun olarak değerlendirmenin yapılması ve eğitime katılacak personelin tespit edilerek duyurulması,

Görevde yükselme eğitim programının hazırlanması, eğitim yerinin ve eğitimcilerin belirlenmesi,

Başvuru İnceleme Kurulu ve Görevde Yükselme Sınav Kurulunun oluşturulması, Kurul üyelerine gerekli bilgi ve belgelerin temin edilmesi,

Görevde yükselme eğitimi sonrasında sınavların yapılmasının koordine edilmesi,

Görevde yükselme sınavını kazanan personelin atamalarının yapılması,

Unvan değişikliği sınavının ilan edilmesi, başvurularının kabul edilmesi, ilgili yönetmeliğe uygun olarak değerlendirmenin yapılması,

Unvan değişikliği sınavının yapılmasının koordine edilmesi, sınav evraklarının hazırlanması,

Unvan değişikliği sınavını kazanan personelin atamalarının yapılması,

Akademik ve idari personelin gizli sicil raporlarının düzenlenip, değerlendirmesinin ve muhafaza edilmesinin sağlanması (6 yıllık sicil not ortalaması 90 puan ve yukarı olan idari personele kademe ilerlemesinin yapılması)

Disiplin soruşturmasına esas olmak üzere istenen sicil durumu ve aldığı cezalar olup olmadığı konusunda soruşturmacı birime gerekli bilginin verilmesi,

Soruşturma sonucuna göre verilen cezaların bilgisayar ortamında takip edilmesi ve verilen ceza durumuna göre gerekli bildirimlerin yapılması,

Amirlerinin vereceği benzer nitelikli görevlerin yerine getirilmesi.

EĞİTİM BİRİMİ

EĞİTİMLER

  • Kişisel ve Mesleki Gelişim Eğitimleri;

Üniversitemizin birim yönetimlerinin ya da üst yönetimin düzenlenmesini istediği, ihtiyaç duyulan eğitimler, ilgili fakültelerin akademisyenleri ile bağlantıya geçilerek organize edilmektedir.

Organizasyon kapsamında; eğitimcilerin, eğitim salonunun, eğitim tarih ve saatinin belirlenmesi, eğitim sonunda katılımcılara, imza listelerinin ve memnuniyet anketlerinin doldurtulup, anket analizlerinin hazırlanıp yönetime sunulması yer almaktadır.

  • Ümmehan Elginkan Mesleki ve Teknik Eğitim Merkezi Eğitimleri;

Elginkan Vakfı’nın her ay düzenlediği “Kişisel ve Mesleki Gelişim Eğitimleri” ile yıllık “Geliştirme Uyum Kursları”na, üniversitemiz mensuplarının (idari ve akademik personel ile öğrenciler) katılımını sağlamak amacıyla kontenjan alınmaktadır.

Eğitim duyuruları her ay düzenli olarak tüm üniversite içine duyurulmakta ve eğitimlere katılmak isteyen mensupların eğitimlerden yararlanmaları sağlanmaktadır.

İŞE ALIM VE YERLEŞTİRME

Üniversitemizde KPSS sınavı sonucunda çalışmaya hak kazanan aday memurların ilk işe başladıkları gün, oryantasyon programı hazırlanmaktadır.
Programın içeriğinde; Ege Tanıtım filmi gösterimi, Oryantasyon El Kitabı’nın kısa tanıtımı, kurum elektronik posta talep formunun doldurulması,  Ege Üniversitesi’nin Genel Tanıtımı, Üst yönetimin tanıtımı, ilgili formların doldurulması ve araçlarla Kampus turu gibi etkinlikler yer almaktadır. Aday memurlara program kapsamında, “İş Yaşamında İletişim” eğitim semineri verilmekte ve tüm soruları cevaplanmaktadır.Oryantasyon programı ile aday memurlara kurum kültürünü aşılamak ve kişilerin kuruma alışmalarını sağlamak amaçlanmaktadır. Bu programda kullanılmak üzere her yıl “Oryantasyon El Kitabı” güncellenmektedir.

ETİK KURULLAR

Üniversitemiz “Etik Üst Kurulu” ve “Bilimsel Araştırmalar Etik Kurulu” na yapılan başvurular ilgili kurul üyelerine resmi yazılarla dağıtılmakta, toplantı yapılmakta ve başvuru sahiplerine kurul kararları bildirilmektedir.

Başvurular, “Etik Kurullar Başvuru Formu” doldurulup Personel Daire Başkanlığı’na, ekinde başvuru sahibinin dilekçesi olan resmi yazı gönderilerek yapılmaktadır.

ORGANİZASYON ŞEMALARI

Üniversitemizin “GENEL” teşkilat şeması yeni birim açıldığında, kapandığında ya da üst yönetimin isteği üzerine güncellenmekte ve resmi yazı ile üniversitenin tüm birimlerine duyurulmaktadır.

Üniversitemizin tüm idari ve akademik birimlerinin “BİRİM” organizasyon şemaları da standart olarak her yıl, birimlerdeki ilgili kişilere danışılarak güncellenmektedir.

FAALİYET RAPORLARI ve ÖZ DEĞERLENDİRME

Personel Daire Başkanlığı’na ait “Faaliyet Raporu”, “Performans Programı” ve “Özdeğerlendirme Raporu” her yılın sonunda Strateji ve Planlama Daire Başkanlığı’nın desteğiyle hazırlanmaktadır. Birimin yıllık ve 5 yıllık hedefleri bu raporlar kapsamında belirlenmektedir.